Consigli utili
Oltre alle regole principali per scrivere una buona email, esistono alcune buone pratiche che aiutano a migliorare la qualità della comunicazione professionale. Si tratta di accorgimenti semplici, ma molto efficaci nel rendere i messaggi più chiari, rispettosi e professionali.
Evitare le maiuscole di riverenza
Nella comunicazione contemporanea non è più necessario utilizzare le maiuscole di riverenza.
| Forma superata | Forma consigliata |
|---|---|
| La informo | la informo |
| Le invio | le invio |
| La ringrazio | la ringrazio |
Oggi è preferibile uno stile più semplice e naturale.
Evitare abbreviazioni informali
Nella comunicazione professionale è meglio evitare abbreviazioni tipiche delle chat o dei messaggi rapidi.
| Abbreviazione | Problema |
|---|---|
| ASAP | poco professionale |
| BW | poco chiaro |
| altre abbreviazioni inglesi | possono generare ambiguità |
Scrivere per esteso richiede qualche secondo in più, ma rende il messaggio più chiaro e curato.
Essere cortesi senza eccessi
La cortesia è importante, ma non deve trasformarsi in formalismo o in un linguaggio artificiale.
| Formula burocratica | Formula più naturale |
|---|---|
| Vi chiedo gentilmente di mandarmi il preventivo rivisto | Potreste mandarmi il preventivo rivisto? |
| In attesa di un vostro cortese riscontro | Attendo un vostro riscontro |
La cortesia più efficace è quella concreta e semplice.
Gestire correttamente le risposte
Quando si risponde a una email è importante prestare attenzione ai destinatari.
| Situazione | Comportamento consigliato |
|---|---|
| risposta personale | rispondere solo al mittente |
| informazione utile a tutti | rispondere a tutti |
| persone in copia conoscenza | non sempre è necessario includerle |
Questo aiuta a evitare catene di email inutilmente lunghe.
Accompagnare gli inoltri
Quando si inoltra una email è buona pratica aggiungere un breve messaggio di accompagnamento.
Esempio:
Ti inoltro il messaggio ricevuto dal cliente.
Nella seconda parte trovi le informazioni relative al progetto.
Questo permette al destinatario di capire subito il motivo dell’inoltro.
Mantenere la firma semplice
La firma della mail deve contenere le informazioni essenziali, evitando elementi superflui.
| Informazioni utili | Informazioni spesso inutili |
|---|---|
| nome e cognome | elenco completo dei social |
| ruolo | citazioni o slogan |
| azienda | immagini decorative |
| contatti principali | informazioni eccessive |
Una firma semplice rende la mail più ordinata e professionale.
Rileggere prima di inviare
Prima di premere il pulsante Invio, è sempre utile fermarsi qualche secondo e rileggere il messaggio.
La revisione finale permette di verificare:
-
eventuali errori di battitura
-
chiarezza del messaggio
-
presenza degli allegati
-
coerenza del tono.
Spesso bastano pochi secondi di attenzione per evitare incomprensioni o errori.