Il tono cambia il contenuto
Nella comunicazione professionale non conta solo cosa diciamo, ma come lo diciamo. Il tono con cui formuliamo un messaggio può modificare completamente il significato percepito dal destinatario.
Lo stesso contenuto informativo può essere interpretato in modi diversi a seconda del linguaggio utilizzato, della struttura della frase e del grado di attenzione verso l’interlocutore.
Contenuto e relazione
Secondo la teoria della comunicazione di Paul Watzlawick, ogni messaggio contiene sempre due livelli.
| Livello | Significato |
|---|---|
| Contenuto | l’informazione che viene trasmessa |
| Relazione | il tipo di rapporto che il messaggio stabilisce tra le persone |
Il tono del messaggio agisce soprattutto sul livello della relazione, cioè sul modo in cui il destinatario percepisce chi scrive.
Esempio pratico
Consideriamo due email con lo stesso obiettivo: chiedere la consegna di un report entro il giorno successivo.
| Versione | Messaggio |
|---|---|
| Versione 1 | “Ciao Francesco, grazie di spedirmi il report entro domani. Mi rendo conto della richiesta improvvisa, ma non possiamo fare diversamente.” |
| Versione 2 | “Ciao Francesco, mi servirebbe il report entro domani sera. Ce la fai? Mi rendo conto del poco tempo a disposizione, ma il comitato ha convocato una riunione improvvisa. Chiamami se avessi bisogno.” |
Il contenuto della richiesta è identico, ma il tono produce effetti diversi.
| Aspetto | Versione 1 | Versione 2 |
|---|---|---|
| Relazione | gerarchica | collaborativa |
| Responsabilità | scaricata sul destinatario | condivisa |
| Percezione | richiesta imposta | richiesta negoziata |
Nel primo caso il messaggio comunica implicitamente “arrangiati”.
Nel secondo comunica “facciamolo insieme”.
Il tono influenza la reazione del destinatario
Il destinatario non reagisce solo all’informazione, ma anche alla relazione implicita nel messaggio.
Un tono adeguato può:
-
aumentare la disponibilità a collaborare
-
ridurre conflitti e fraintendimenti
-
facilitare una risposta rapida
-
rafforzare la relazione professionale
Un tono sbagliato può invece:
-
generare irritazione
-
creare distanza
-
bloccare la comunicazione
-
compromettere la relazione.
Come usare un tono efficace nelle email
Per mantenere un tono costruttivo nella comunicazione scritta è utile seguire alcune semplici regole.
1. Riconoscere il punto di vista dell’altro
Mostrare di comprendere la situazione del destinatario.
2. Evitare formule impersonali
Le forme impersonali creano distanza e freddezza.
3. Condividere il problema
Quando possibile, trasformare una richiesta in una collaborazione.
4. Usare domande brevi
Le domande invitano alla risposta e favoriscono il dialogo.
Principio chiave
Il contenuto di un messaggio non è mai separato dal modo in cui viene espresso.
Cambiare il tono significa cambiare la relazione, e cambiare la relazione significa spesso cambiare il risultato della comunicazione.